PRONIアイミツご利用ガイド (パートナー向け)/👨‍🏫メッセージの返信がもらえない・やり取り開始してもらえない/スピード感を持った連絡体制のコツ

スピード感を持った連絡体制のコツ

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ここではカスタマーから「やりとり承諾」をもらった後の、メッセージを効果的に進めるポイントについて紹介していきます！ 相手の心を掴むメッセージを送って、アポイントにつなげましょう！

全てのメッセージ返信で重要なこと

PRONIアイミツでは、カスタマーへのコンタクト方法がテキストでの「メッセージ」となっております。初回のメッセージで、発注に好印象を持ってもらうことが第一歩です。
好印象を持ってもらうために、まず以下のポイントを意識してメッセージ返信を行いましょう！
 
　 　① メッセージは迅速に送りましょう 　② スケジュールやカスタマーのNext行動を具体的に提示し、相手をリードしましょう 　③メッセージから、案件への熱意や意欲を伝えましょう
 
まず、PRONIアイミツに相談していただくカスタマーは、発注に慣れていないことが多いです。 そのため当選（企業紹介）後は、パートナーがまずリードしてあげることが重要です。 そのために、案件への意欲や、メッセージ返信のスピード感が重要です。
 
返信スピードを上げる方法の1つに、普段貴社で使っているチャットツールとメールを連携することがおすすめです！連携方法は次のセクションでご確認ください！
 

各種チャットツールとGmail連携方法

カスタマーからのメッセージにはいち早く返信するために、メールをチャットツールと連携することがおすすめです！メッセージだけでなく、案件通知も連携することもおすすめです。

■なぜ連携させる必要があるの？

カスタマーとのやりとりの中で、メッセージ送信のスピードは大変重要です！
PRONIアイミツ内ではメッセージでしか連絡手段がないからこそ、内容はもちろん返信スピードもパートナーの印象の1つ。カスタマーからのメッセージ返信にいち早く気づくために、普段使っているチャットツールとメールを連携することがおすすめです。
 

■連携おすすめメールアドレス

原則、PRONIアイミツ事務局からのご連絡は、以下のアドレスより送付いたします。 ぜひこのアドレスを連携させることがおすすめです！
  • support@imitsu.jp
 

■SlackとGmailとの連携方法

Gmailで受信したメールをSlackに転送する方法（ここをクリック）
【１】GmailにSlackのアドオンをインストールする
  1. Google Workspace MarketplaceからSlackのアドオンをインストールをします。Gmailにログインした状態で、こちらのリンクをクリックしてください。
  1. 「インストール」をクリック。
  1. インストールの準備として 「Slack for Gmail のインストールを開始するには権限が必要です。」というメッセージが表示されるので、「続行」をクリック。
  1. 連携させるGoogleアカウントを確認し、アクセスリクエストを「許可」
  1. インストール完了画面を確認し、完了を「クリック」
  1. Gmailの右端に追加されたSlackのアイコンをクリック
【２】SlackのワークスペースとGmailの紐付け
  1. Gmailページにブラウザでログインしてください。
  1. Gmailの右端に追加されたSlackのアイコンをクリック
 
  1. 適当なメールを選択し、右側Slack欄内の「CONNECT TO SLACK」をクリック
  1. 適当なワークスペースが選択されているかを確認して、「許可する」をクリック
  1. 下記の内容のセキュリティメールがSlackから届いたら紐付けは完了です。
【３】Gmailに届くメールをSlackに自動転送する設定
  1. 転送先のSlackのワークスペースを開きましょう
  1. Slackの左サイドバー上にあるワークスペース名をクリックして、「環境設定」を選択
  1. 環境設定内の「メッセージ＆メディア」を選択し、最下部の「転送先メールアドレスを取得する」をクリック
  1. ワークスペース専用の転送先メールアドレスが表示されるので、コピーします。
 
  1. ブラウザ版のGmailのメールボックス右上にある歯車マークをクリックし、「すべての設定を表示」を選択
  1. 設定画面で「メール転送とPOP/IMAP」をクリック
  1. 「転送先アドレスを追加」をクリックし、2のSlackで取得しておいた転送先メールアドレスを入力（ペースト）して、確認をクリック
  1. Slackのワークスペースに戻り、Slack側に転送確認メールが届くのでメール内のリンクからリクエストを承認。 リクエスト承認の際、確認コードを求められる場合があります。その際は、転送確認メール内の確認コードを入力しましょう。
  1. 再度Gmailを開き、メールボックス設定からフィルタ設定を行います。Gmailの歯車マークの「すべての設定を表示」をクリック、設定欄の「フィルタとブロック中のアドレス」を選択
  1. 「新しいフィルタを作成」をクリック
  1. Fromに「support_seller@imitsu-cloud.jp」または「info@imitsu-cloud.jp」を設定して「フィルタを作成」をクリック
  1. 「次のアドレスに転送する」にチェックを入れ、 【3】-7で設定したSlackの転送用メールアドレスを選択し、「フィルタを作成」をクリック
※転送したメールは、「受信トレイ」に表示させないようにしたい場合は、「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」もクリックください。該当メールが、作成したラベル
 
これで設定は完了です。 メールがslackbotに自動で転送されるようになります。Slackbotの実際の画面で自動転送されていることを確認してみましょう。
参考＜https://yaritori.jp/tool/5404/#:~:text=①Gmailで受信したメールをSlackに転送する設定方法＞
 

■ChatworkとGmailとの連携方法

Gmailで受信したメールをChatworkに転送する方法（ここをクリック）
ChatworkとGmailの連携のために準備するものを解説します。
【1】ChatworkとGmailの連携のために必要なこと
大きく以下の3つが必要です。
①Zapierのアカウント
②ChatworkアカウントのAPIトークン
③Gmail上で連携したいアドレスが届くラベルの作成
 
【1-1】Zapierのアカウント作成方法
「Zapier」をクリックし、メールアドレス、氏名を記入し「Sign Up（登録）」する（Google / Facebookアカウントでも可能）。
 
【1-2】ChatworkアカウントのAPIトークンの取得方法 Chatwork画面の右上にある「利用者名」以下のメニューにある「サービス連携」をクリックします。
「APIトークン」をクリックすると、APIトークンが表示されていますので、コピーしましょう。
【1-3】Gmail上でラベルの作成
  1. Gmailを開き、右上の設定から「全ての設定を表示」をクリック
 
  1. 再度Gmailを開き、メールボックス設定からフィルタ設定を行います。Gmailの歯車マークの「すべての設定を表示」をクリック、設定欄の「フィルタとブロック中のアドレス」を選択
  1. 「新しいフィルタを作成」をクリック
  1. Fromに「support_seller@imitsu-cloud.jp」または「info@imitsu-cloud.jp」を設定して「フィルタを作成」をクリック
  1. ラベル名を独自につけたい場合はいかに進んでください。つけない場合は、アドレスそのままの名前が付きます（6に進む）。
    1. 「ラベルを付ける」にチェックをし、「ラベルを選択」をクリック
    2. 「新しいラベル」をクリック
    3. 好きなラベル名をつけることができます。
  1. 「フィルタを作成」をクリック
  1. 左下の「ラベル」の中に作成したタイトルがあれば完了です。
【2】ChatworkとGmailの連携方法
【2-1】ZapierでZapを作成する
  1. Zapierのホーム画面で、左上の「Create a Zap（Zapを作成する）」をクリックします。
※「Zap」とは、Zapier上で、二つのWEBアプリケーションを結びつけるためのものです。
 
  1. 検索窓から「Gmail」と検索し、選択します。
 
  1. 「New Email（新しいメール）」を選択します。
 
  1. 「Contitune（次へ）」をクリックし、「Sign in to Gmail（Gmailにサインインする）」をクリックし、ログイン認証を行います。
    1. 追加されたアカウントを確認し、「Continue（続ける）」をクリックします。
  1. 「support_seller@imitsu-cloud.jp」または「info@imitsu-cloud.jp」が届くメールボックスを選択し、「Continue（続ける）」をクリックします。
  1. 「Continute（次へ）」をクリックします。
  1. 「Test trigger（トリガーを試す）」をクリックします。
  1. トリガーを試すためのメールを適当に選択し、「Continue（続ける）」をクリックします。
 
【2-2】アクションを設定する
  1. 検索窓から検索し、「Chatwork」を選択します。
 
  1. 「Send Message（メッセージを送る）」を選択します。
　※タスクを作りたい場合は「Create Task」を選択
  1. 「Continue（続ける）」をクリックします。
  1. 「Sing in（サインイン）」をクリック
  1. 「【1-2】ChatworkアカウントのAPIトークンの取得方法」で取得したトークンをコピペする
  1. 「Continue（続ける）」をクリック
 
  1. 「どのチャット」に通知を受信するかを設定します。（ここでは例としてマイチャットを選択します）
 
  1. 「Text（テキスト）」の欄をクリックし、テストでChatworkに受信するメールを選択します。
 
  1. 「Continue（続ける）」をクリックします。
 
  1. Chatworkにて、選択したメールが送信されているかを確認してください。
  1. 送信が成功したことを確認し、「Publish Zap（Zapを公開する）」をクリック
 
  1. 確認のポップアップが表示されるので「Publish & Turn On（公開＆有効化）」をクリック
  1. この画面が表示されれば完了です。「Go to My Zaps」をクリックして、画面を閉じましょう。
参考＜https://best-cloud.jp/chatwork-gmail-cooperation/＞
 

■TeamsとOutlookとの連携方法

こちらの記事を参照ください。
https://www.teijitaisya.com/teams-mail-foward/#index_id2
 
※上記のチャットツール意外に連携方法が知りたい場合は、ぜひご意見ください！
 

案件情報を素早くキャッチアップしながらメッセージ作成

中には、案件詳細を読み直しながらメッセージを書きたい方もいらっしゃると思いますが、隅から隅まで読むと、更に作成に時間がかかってしまいます。 テンプレートの骨格を利用したうえで、素早く案件別の情報をキャッチアップし、作成しましょう！ 案件詳細の中で、どこを読むと効率的に情報を取得できるか、オススメ項目をお伝えします！
 
■【発注の詳細】→・重視するポイント
  • 「予算」「納期」「運用サポート」「実績」など、カスタマーが企業選定時に重視したいポイントが挙げられています。
  • 重視するポイントに記載されている内容に合わせて「自社がなぜ本案件に合っているのか？」をアピールすることが重要です！
■案件詳細（サマリ部分）→希望打ち合わせ
  • オンラインミーティングが主流ですが、稀に「対面（訪問）」を希望しているカスタマーもいます。
  • また【コンシェルジュのひとことMEMO】の「依頼の温度感」にも、今後の進め方の希望が書かれている可能性があります。
  • 希望打ち合わせ方法、コンシェルジュのひとことMEMOそれぞれ確認のうえ、カスタマーの希望に合わせた打ち合わせ方法を提案しましょう
■カスタマーの会社所在地、事業内容など
  • 「自社の拠点と近い＝いつでも訪問に行ける」等、何か共通点があればアピールの一つになり得ます！
 
 
カスタマーから選ばれるメッセージ返信をしていきましょう！